Standard Changes

Standard Changes

Als Standard Changes werden gleichbleibende, wiederkehrende Anfragen bzw. Aufgaben, die sich von anderen Anforderungen an die IT-Abteilung des Unternehmens durchaus unwesentlich unterscheiden können, bezeichnet. Diese (meist) einfachen, wiederkehrenden Aufgaben oder Veränderungen, bedürfen keiner weiteren Freigabe durch höher gestellte oder weitere Instanzen. Dabei gilt es bei der Annahme von Anfragen, zu unterscheiden, ob es sich um Incidents oder allgemeine Serviceanfragen handelt. Bei den Serviceanfragen können bestimmte Aufgabenstellungen ähnlich bzw. gleich sein und wieder vorkommen (Bsp.: Anlegen eines neuen Benutzers, Vergabe von Berechtigungen oder auch Hardwarebestellungen). Sind diese gleichbleibenden Anfragen identifiziert, können sie, so automatisiert wie möglich als Aufgabenpaket (Standard Changes) in einem ITSM-Tool abgebildet werden. Dazu muss vorab der Ablauf und die Reihenfolge der Einzelaufgaben definiert werden.

Diese Herangehensweise erleichtert und beschleunigt die Erfüllung von gleichbleibenden Aufgaben und führt wiederum dazu, dass für Innovationen und Weiterentwicklungen mehr Zeit zur Verfügung steht. Dennoch ist es wichtig das initial in die Definition dieser „Aufgabenpakete“ Zeit investiert wird, um diese effizient und effektiv zu gestalten.

Ein solches Projekt umfasst in der Regel neben der Erhebung der IST-Situation auch die gemeinsame Erarbeitung von Standard Changes. In einem gemeinsamen Workshop werden die einzelnen Prozessschritte analysiert und neu bzw. detaillierter definiert. Das Ergebnis ist ein Set von Standard Changes die in einem Webshop oder als Aufgabenpakete für den Servicedesk hinterlegt werden können. Damit werden vor allem gleichbleibende Aufgaben schneller und effektiver abgewickelt. Die Herangehensweise über viele Jahre an Erfahrung verbessern und somit sind wir in der Lage Standard Changes einfach für unterschiedliche ITSM-Tools anzupassen.

Ein Workshop besteht dabei aus den folgenden Tätigkeiten:

  • Identifikation und Auswahl der abzubildenden wiederkehrenden Anfragen
  • Definition der Abläufe je Standard Change
    • Art der Aufnahme (Anfrage-Formular, Webshop-Produkt)
    • Auflistung der erforderlichen Informationen für die Abarbeitung
    • Festlegung der benötigten Genehmigungen
    • Abbildung der zur durchlaufenden Schritte und beteiligten Rollen
  • (Optional) Implementierung der Standard Changes im ITSM-Tool

Die Umsetzung von Standard Changes als vordefinierte Abläufe bzw. Prozesse hat neben wesentlichen Vorteilen für das IT-Team (Zeitersparnis durch fixen Prozessablauf, vorgefertigte Genehmigungen und automatisierte Schritte) auch den Effekt das mehr Zeit in die Weiterentwicklung der IT-Abteilung hin zu einem Business Partner. Mit der Bereitstellung von vorgefertigten Formularen oder bestellbaren Produkten in einem Self-Service-Portal (Bsp.: Webshop) wird die Ausrichtung der IT als Servicepartner für die anderen Abteilungen im Unternehmen sichtbar.

Aufgrund unserer jahrzehntelangen Erfahrung in der Beratung von unterschiedlichen IT-Abteilungen aus vielen verschiedenen Branchen, sind wir sehr flexibel in der Berücksichtigung von unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnissen. Aus dieser Erfahrung heraus entwickeln wir gemeinsam vor Ort Best Practices, woraus wiederum in einem funktionellen und effektiven Prozess für die IT im Unternehmen entsteht.