Software-Verwaltung / Lizenzmanagement

Längst ist neben der Verwaltung von Assets, auch die Verwaltung von Lizenzen bzw. Software, in Form von Lizenz Management, zu einem wichtigen Thema innerhalb der IT-Abteilungen von Unternehmen geworden. Da die IT-Abteilung Software bzw. Lizenzen beschafft, verteilt und auch verwalten muss, ist es sinnvoll mittels eines Lizenz Managements eine effiziente Verwaltung zu etablieren. Diese Verwaltungsstruktur kann dabei entweder direkt in einem ITSM-Tool abgebildet oder auch über andere Tools (Bsp.: MS Excel) aufgebaut werden.

In jedem Fall müssen sämtliche im Unternehmen vorhanden und genutzten oder ungenutzten Lizenzen erfasst werden. Je nach Möglichkeit sollte hier auch Software berücksichtigt werden, die von der Fachabteilung angeschafft wurde. Nur so ist eine zentralisierte Erfassung sämtlicher Software möglich und kann damit auch monetär beziffert und kalkuliert werden. Neben der Lizenzart und -klasse sollten auch das Preismodell und die damit verbundenen Kosten erfasst werden.

Ziel ist es, eine Übersicht über alle vorhandenen Lizenzen und deren Kosten zu generieren, aus der in weiterer Folge auch Einsparungspotential (Überlizenzierung) oder Erweiterungsbedarf (Unterlizenzierung) abgeleitet werden kann. Weiters ist aus der Erfassung sämtlicher im Umlauf befindlicher Lizenzen auch ersichtlich, wo es Lizenzen gibt, die nicht von der IT-Abteilung verwaltet werden, bspw. Software die von den Fachabteilungen selbst angeschafft und installiert wurde.

Um die Ressourcen der IT-Abteilung lediglich in überschaubarem Ausmaß zu binden, haben wir eine Herangehensweise entwickelt, wo alle Informationen möglichst effizient und effektiv erfasst und in einer zentralen (Verwaltungs-)Datei aufbereitet werden. Dabei bilden folgende Eckpunkte die Grundlage für ein Lizenz Management Projekt:

  • Definition der relevanten Begrifflichkeiten
  • Identifikation der vorhandenen Lizenzen (genutzt, ungenutzt, durch die IT verwaltet, nicht durch die IT verwaltet)
  • Präzisierung von Kategorien und Klassen
  • Erfassung der Informationen pro Lizenz (Anzahl, Preis, etc.)
  • Erstellung eines zentralen Verwaltungsdokuments (bspw. MS Excel)

Unsere Methodik richtet sich dabei ganz nach den Anforderungen und Strukturen der IT des Unternehmens. So lässt sich unsere Herangehensweise auch in unterschiedlichen ITSM-Tools und/oder Dokumentenverwaltungstools anwenden bzw. umsetzen. Aufgrund unserer jahrzehntelangen Erfahrung in der Beratung von unterschiedlichen IT-Abteilungen aus vielen verschiedenen Branchen, sind wir sehr flexibel in der Berücksichtigung von unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnissen. Aus dieser Erfahrung heraus entwickeln wir gemeinsam vor Ort Best Practices, woraus wiederum in einem funktionellen und effektiven Prozess für die IT im Unternehmen entsteht.