Betriebshandbuch

Der stete Wandel der Informationstechnik betrifft nicht immer nur die Asset- oder Software-Ebene, mitunter kann es auch innerhalb einer IT-Abteilung zu Umbrüchen kommen. Dabei geht oft auch neben Expertise (Spezial-)Wissen verloren und kann nur noch schwer bis gar nicht rekonstruiert werden. Daher ist es bereits im Vorfeld wichtig, dass ein zentrales (IT-)Betriebshandbuch aufgebaut wird, wo alle Informationen gesammelt werden.

Wie das Betriebshandbuch aussieht und welche Informationen wie klassifiziert gesammelt werden, hängt dabei von den jeweiligen Ansprüchen des Unternehmens ab. Grundsätzlich kann man jedoch sagen, dass ein Betriebshandbuch in jedem Fall Informationen über Verantwortlichkeiten, Maßnahmen (entsprechende Tätigkeiten), Zeitpunkte/Intervalle (für bspw. Wartungsmaßnahmen), Sicherheitshinweise sowie Lösungswege zur Fehlerbehebung u.Ä. beinhalten sollte. Es ist eine Übersicht über alle Aktivitäten und Maßnahmen die sämtliche Services der IT innerhalb des Unternehmens betreffen und stellt somit sicher, dass ein geregelter Betrieb jederzeit aufrechterhalten werden kann, auch wenn ein oder mehrere Mitarbeiter nicht greifbar sind.

Die Erstellung eines Betriebshandbuchs muss über einen längeren Zeitraum erfolgen, dabei werden Informationen in Etappen gesammelt und aufbereitet. Damit verteilt sich die Aufgabe der Erfassung der Daten auf mehrere Phasen mit einem konkreten Betrachtungshorizont. Das Ziel ist, dass alle relevanten Informationen die für die Aufrechterhaltung und den Betrieb der IT-Abteilung im Unternehmen wichtig sind, an einer zentralen Stelle gesammelt und aufbewahrt werden. Um dies zu erreichen sind folgende Prozessschritte notwendig:

  • Workshop zur Definition von Begrifflichkeiten
  • Schaffung eines Bewusstseins für die Wichtigkeit eines Betriebshandbuchs (Awareness)
  • Definition von Daten und Klassifikationen
  • Erfassung der Daten in Etappen (Kampagnen)
  • Etablierung von Wartungsintervallen

Da uns bewusst ist, dass solche Tätigkeiten nicht zum alltäglichen Geschäft einer IT-Abteilung gehört, haben wir im Laufe der Jahre einen Prozess entwickelt, wobei die Ressourcen der IT in überschaubarem Maß gebunden werden. Unsere Herangehensweise richtet sich dabei ganz nach den Anforderungen und Strukturen der IT des Unternehmens. So lässt sich unsere Herangehensweise auch in unterschiedlichen ITSM-Tools und/oder Dokumentenverwaltungstools anwenden bzw. umsetzen.